pengertian receptionist

Receptionist dan operator adalah lini depan sebuah perusahaan dimana image positif harus tercipta pertama kali. Receptionist dan operator juga sekaligus menjalankan divis pelayanan, dimana pelayanan adalah tolak ukur image positif suatu perusahaan.

Selain komunikasi tatap muka, klien atau customer akan lebih sering melakukan komunkasi melalu telepon. Banyak sekali teknik menelpon yang terkadang diabaikan, sehingga calon customer atau calon klien, mendadak berubah pikiran untuk menggunakan produk/jasa perusahaan kita.

Dalam training ini akan dibahas bagaimana cara menerima telepon dengan sikap positif dan setelah mengikuti training ini diharapkan receptionist dan operator perusahaan anda akan menjadi lebih professional dan menambah image positif perusahaan anda

TUJUAN TRAINING PROFESSIONAL RECEPTIONIST & TELEPHONE OPERATOR

Pelatihan ini akan membahas mengenai Professional Receptionist & Operator. Sehingga diharapkan peserta pelatihan mampu mengetahui tugas dan fungsi receptionist & operator dan mengetahui bagaimana cara menjadi receptionist & operator yang baik dan memiliki sikap yang profesional.

MATERI TRAINING PROFESSIONAL RECEPTIONIST & TELEPHONE OPERATOR

1. Introduction : pengertian receptionist, pengertian operator, tugas-tugas receptionist dan operator. Motivasi diri
2. Receptionist dan  Operator adalah divisi yang haru melakukan service with hearts;  corporate image and identity; professional image
3. Communications skills : heart smiling face and voice with positive way, active listening, interpersonal communications skills, etika bertelpon, transferring, holding, greetings
4. Visual Poise and Professional Wardrobe : kesan pertama menunjukan siapa anda dan tempat anda bekerja; sikap tubuh yang positif, wellgroom wardrobe.
5. handling complaint : mengatasi tamu yang sulit, mengatasi tamu yang sulit.
6. Admin skills: pencatatan tamu yang datang atau telepon masuk, membuat laporan calls in dan walk in.
7. Basic English : bahasa inggris yang sering digunakan untuk menerima tamu dan menerima telpon apabila tamu yang datang atau menelpon adalah bukan dari Indonesia

Pengertian front office

Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di begian depan merupakan pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui dan di hubungi tamu yang secara oprasional berhubengan langsung dengan tamu.

Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.

2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel..

3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.

4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office :

1. Sebgai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.

2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.

3. Sebagai ujung tombak.

4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office :

1. Menjual kamar

·      Menerima pesanan kamar

·      Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)

·      Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.

·      Menentukan nomor kamar.

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

·      Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)

·      Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh tamu di luar hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

·      Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.

·      Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4. Mengerjakan laporan tentang status kamar

·      Status terjual (o)

·      Sedang di kerjakan

·      Kamar rusak (ooo)

·      Vacant room (v)

5. Menyiapkan pembayaran

·      Penyusunan polio dan rekening tamu

·      Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)

·      Mengawasi batas tagihan (credit levels)

·      Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani pembayaran tamu

·      Menyiapkan statement

·      Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

·      Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang

·      Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

·      Menangani semua pembicaraan telephone

·      Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani barang-barang bawaan tamu

·      Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat

·      Menangani perpindahan kamar

·      Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu

Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra hotel dan pendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain:

a. Pemberi informasi

Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel, informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.

b. Penjual(sales person)

Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel.

c. Wakil manajemen

Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.

d. Penyimpan data

Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan, oleh sebab itu data yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang

e. Diplomatis

Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.

f. Pemecah masalah

Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.

g. Humas

Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalam berhubungan dengan tamu dan masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik.

Wangun pidarta bahasa bali

Wangun pidarta
1) PURWAKA / PEMAHBAH (PEMBUKA)
     - pangastuti (pengastungkara)
     - pangayubagia ring Ida Hyang Widhi
     - pasinahan anggon pamidarta
2) DAGING PIDARTA KAANUTANG RING
     - unteng karya
     - tema sane kaicen antuk lembaga
     - manut tatujon bebaosan
3) PAMUPUT SANE LUMRAH KABAOSANG RING PAMUPUT PIDARTA
     - pakuletan daging bebaos
     - matur suksema ring pamiarsa
     - nunas pangampura
     - parama santhi

Fakto yang mepengaruhi permintaan kewirasahaan

Faktor-faktor yang mempengaruhi :
1) harga barang itu sendiri penawaran
2) harga barang lain
3) biaya produksi
4) tujuan-tujuan perusahaan
5) pajak
6) tingkat teknologi yang digunakan
7) perkiraan harga barang di masa datang

Layanan Housekeeping

Layanan houskeeping pada dunia perhotelan secara umum menjadi tanggung jawab order taker, sedangkan pada hotel menengah keatas, layanan housekeeping memiliki konsep lebih khusus dan istilah yang digunakan untuk layanan houskeeping ini sangat bervatiasi. Istilah yang digunakan tersebut tergantung dalam konsep layanannya. Misalnya,excellent service,express service, everyone be helper,dan lainnya. Dengan demikian,layanan housekeeping di sini ada perbedaannya ketika menangani dan melayani tamu.